Se você já tem um setor da Qualidade bem estruturado ou ainda quer ter um com toda a certeza a pergunta “Como vou fazer para gerenciar os documentos da qualidade?” já passou pela sua cabeça.
Quando realizamos o mapeamento dos processos e começamos a escrever os documentos necessários para cada um dos processos do laboratório percebemos que teremos que gerenciar muitos arquivos.
Um laboratório médio possui facilmente mais de 120 documentos diferentes que são utilizados em suas rotinas. Como gerenciar tudo isso sem se perder?
Ao longo dos meus 12 anos trabalhando no setor da qualidade de laboratórios clínicos e tendo atuado na implantação ou manutenção de praticamente todas as normas do nosso setor, posso afirmar que controlar todos os documentos da qualidade é uma arte. E o mais incrível é que não precisa ser complicado.
Hoje existem diversas ferramentas que auxiliam e até facilitam o gerenciamento adequado de toda a documentação (este é um assunto para outra publicação), mas quero focar em soluções de baixo custo ou até mesmo gratuitas.
Para ajudar você, marujo, a ter uma boa estrutura de documentos vou deixar 4 dicas valiosíssimas para realizar um bom trabalho com os documentos:
1) Defina onde irá armazenar os documentos
Graças ao bom Deus temos diversas opções de ferramentas para armazenar os documentos da qualidade.
Se você tiver um servidor de arquivos no seu laboratório, talvez essa seja uma boa opção para você. Em geral a construção da estrutura de pastas ficará a cargo do setor de TI, assim como a manutenção e backup da mesma.
Uma outra opção é utilizar um drive virtual, ou armazenamento em nuvem (vai chover arquivos). Você pode utilizar as opções gratuitas como Google Drive ou One Drive da Microsoft.
Confesso que tenho preferido o armazenamento em nuvem nos últimos anos por ser muito fácil de gerenciar, possui a opção de compartilhar pastas e arquivos com pessoas a escolha da empresa e isso é uma mão na roda quando você tem mais de uma unidade de atendimento.
Uma opção mais elegante é o uso de uma intranet corporativa. Muito comum no início dos anos 2000, a intranet era um local virtual fechado em que apenas os profissionais da empresa tinham acesso e por lá eram divulgados comunicados, aniversários, disponibilizados documentos, etc.
2) Crie uma estrutura de pastas
Depois que você definir onde irá colocar os seus documentos/arquivos você precisará de uma estrutura de pastas que facilite esse armazenamento e permita que você tenha acesso a eles de maneira rápida.
Nestas pastas estarão os modelos de arquivos, documentos originais já preenchidos, documentos externos, normas, leis, POPs, ITs, formulários, manuais, entre outros tantos que podemos utilizar no dia a dia.
O coordenador/gestor da qualidade é o responsável por gerenciar esses arquivos e permitir o acesso a eles. (leia até o final para receber um presente)
É interessante que tenha parte da estrutura em duplicata: uma com os documentos originais e de uso exclusivo da qualidade e uma com os PDFs com acesso liberado para os setores do laboratório.
3) Tenha uma boa lista mestra
A lista mestra é seu guia ou índice usado para controlar todos os documentos da qualidade. (disponibilizamos uma junto com a estrutura de pastas)
Nela você indica a versão, dada de elaboração e da última revisão, setor ou processo utilizado, local de armazenamento, etc.
Uma lista mestra bem elaborada e gerenciada te ajuda e muito a controlar todos os documentos, além disso é um documento solicitado em todas as visitas de Acreditação e da Vigilância Sanitária local.
4) Faça backups regularmente
Agora que você já sabe onde armazenar, qual a estrutura de pastas utilizar, organizou e controla tudo pela Lista Mestra, é certo que não vai querer perder tudo o que construiu. Então você precisará realizar o backup periódico de todos os arquivos da qualidade.
A maneira mais simples é criar uma cópia manualmente a cada X período de tempo. Mas claro, nós esquecemos. Por este motivo eu recomendo o uso de apps disponíveis na internet para realizar essa atividade. Desta forma você poderá agendar a realização dos backups sem se preocupar por pequenos lapsos de memória.
Entretanto, mais importante que realizar o backup é garantir que aquele backup contém arquivos válidos, ou seja, em caso de perda da estrutura original, você conseguirá recuperar todos os arquivos e voltar a trabalhar de onde parou, ou do ponto da realização do backup.
Tenho certeza que com essas 4 dicas você conseguirá iniciar a sua gestão de documentos.
Mas espera aí. Se chegou até aqui merece um presente, não acha? Merece sim.
Por isso vou deixar o link abaixo onde você conseguirá realizar o download da estrutura de pastas que mais tenho utilizado e indicado.
Você poderá utilizá-la da forma como está, poderá personalizá-la, enfim, fique à vontade. Assim que efetuar o download ela será sua.
Baixa lá. Depois volte aqui e deixe um comentário sobre o que achou.
